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Enquêtes administratives

Bud Garrick

Introduction

Le moment est-il venu de mettre en œuvre des normes, y compris une formation et un contrôle appropriés, pour la conduite des « enquêtes administratives »? Une enquête administrative est peut-être de nature purement « administrative », il n’est peut-être donc pas nécessaire de renforcer les capacités. Il est aussi facile d’argumenter que ce type d’enquête peut avoir un effet très négatif sur la vie des personnes qui en sont l’objet, y compris la perte potentielle de leur source de revenus. L’enquête administrative implique également un haut degré de « responsabilité civile personnelle et institutionnelle » de la part des personnes qui mènent l’enquête et des organisations qui les emploient.

Discussion sur les enquêtes administratives

Il est important de commencer cette discussion en définissant le terme « enquête administrative ». Bien qu’il existe une variété de définitions tant au secteur privé que dans l’administration publique, (provincial et fédéral), toutes ont des thèmes communs. La définition utilisée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada englobe bon nombre de ces thèmes communs :

« Dans le contexte des relations de travail, une enquête administrative désigne une enquête ou un examen des circonstances entourant une situation, un incident, un événement, une occurrence, un enjeu, une question, une plainte, etc. afin de déterminer tous les faits pertinents et d’établir une base documentée sur laquelle une décision peut être prise ».

Voici une définition plus simple de ce qu’est une enquête administrative :

« Une enquête administrative… est toute enquête qui n’est pas de nature criminelle. La frontière entre les enquêtes criminelle, administrative et de surveillance est souvent floue » (Conducting Administrative, Oversight and Ombudsman Investigations, Gareth Jones, Canada Law Books, 2009)

Le gouvernement fédéral dispose d’un vaste ensemble de politiques et de directives qui, d’une certaine manière, font référence à la conduite d’« enquêtes administratives » pour diverses questions ou incidents, notamment :

  • Loi sur la gestion des finances publiques
  • Politique sur la sécurité du gouvernement
  • Directive sur la gestion de la sécurité ministérielle
  • Directive sur les pertes de fonds et de biens
  • Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles

Dans le cadre de ces politiques et directives, le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor fournit une « liste de vérification » de base pour la conduite d’une enquête administrative. Toutefois, il ne fournit pas de directive globale sur la conduite des enquêtes. Il est intéressant de noter qu’en 2004, un examen de « non-conformité » à la Loi sur la gestion des finances publiques a été effectué (Loi sur la gestion des finances publiques : Pour réagir face à la non-conformité, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, 2005).

Le rapport final sur cet examen a mis en lumière plusieurs sujets de préoccupation en ce qui a trait à la question des processus d’enquête administrative. Bon nombre des conclusions du rapport sont aussi pertinentes en 2018 qu’elles l’étaient en 2004 :

  • Les gestionnaires formés à la conduite des enquêtes ou les enquêteurs qualifiés ne sont pas toujours disponibles. Le problème est particulièrement présent à l’extérieur des grandes zones urbaines ou dans les petites entreprises;
  • Le personnel des relations de travail et les enquêteurs appelés à effectuer des enquêtes administratives ne possèdent pas toujours une formation suffisante ou des lignes directrices uniformes;
  • Il n’est pas rare qu’une enquête criminelle et une enquête administrative se déroulent simultanément ou immédiatement l’une après l’autre. Il en résulte une certaine confusion quant aux droits et responsabilités des gestionnaires en ce qui a trait à l’enquête administrative;
  • Les enquêtes ne sont pas toujours menées avec diligence, en partie pour les autres raisons décrites ici;
  • Les enquêteurs et les gestionnaires n’ont pas toujours accès aux constatations d’autres organismes gouvernementaux qui examinent les mêmes événements (vérifications internes, ombudsmans, vérificateur général du Canada, enquêtes de sécurité, agents de divulgation), et les intervenants ne connaissent pas nécessairement le rôle et les méthodes de chacun;

et

  • La plus grande lacune des enquêtes administratives est peut-être le manque d’uniformité de l’accès à des enquêteurs formés pour mener des enquêtes administratives qui connaissent bien la fonction publique. De nombreux ministères comptent sur les gestionnaires pour mener des enquêtes complexes. D’autres se fient à des enquêteurs qui ont été formés comme policiers et qui ne sont pas familiers avec la nature particulière d’une enquête administrative.

La conduite d’une enquête administrative implique une grande « responsabilité civile personnelle et institutionnelle ». En ce qui concerne la responsabilité civile des institutions, il incombe au gestionnaire ou au directeur de s’assurer que la personne qu’il nomme pour mener une enquête possède toute la formation et l’expérience nécessaires pour mener l’enquête adéquatement. Il est également clairement de la responsabilité de chacun de s’assurer qu’il est bien préparé à mener une enquête légitime et professionnelle. L’importance de mener des enquêtes appropriées et professionnelles est soulignée par de nombreux cas de congédiement injustifié comme Bhasin contre Best Buy Canada Ltd ([2005] O.J. no 5282 (Sup. Ct. J.) et Paulich contre Westfair Foods Ltd ([2000] A.J. no 138). Un employeur qui ne conduit pas d’enquête appropriée sur une plainte de discrimination risque d’être tenu responsable par la victime de cette discrimination pour avoir manqué à ses obligations en vertu de la législation en matière de droits de la personne. D’autre part, si un employé est indûment accusé et congédié en raison d’allégations d’actes répréhensibles, l’employeur peut être contraint par une poursuite en justice de verser des paiements substantiels (Workplace investigations: Avoid Acting First and Asking Questions Later, Federated Press Paper, Andrea York and Iris Fischer, Blake, Cassels and Graydon LLP). Plusieurs facteurs exigent la prise en compte de considérations appropriées pour la gestion des risques au cours d’une enquête. En tout temps, il est essentiel que l’enquêteur désigné garde à l’esprit le concept de « diligence raisonnable ». La diligence raisonnable est un terme qui désigne de nombreux concepts impliquant la poursuite d’une enquête sur une entreprise ou sur une personne avant la signature d’un contrat, soit l’exécution d’un acte avec un certain degré de diligence. Il peut s’agir d’une obligation juridique, mais le terme s’applique plus couramment aux enquêtes volontaires. (https://fr.wikipedia.org/wiki/Due_diligence)

Cela nous amène à la question suivante : « Que peuvent faire le gouvernement et le privé pour s’assurer qu’ils font preuve d’une diligence raisonnable dans la conduite de leurs enquêtes administratives? »

Une enquête administrative peut avoir un effet très nuisible sur la réputation et la source de revenus de la personne enquêtée, elle peut entraîner une grande responsabilité civile tant pour l’institution qui dirige l’enquête que pour la personne chargée de la mener. Les recommandations qui suivent vous aideront à établir un cadre solide d’enquête administrative pour votre organisation et, par conséquent, à réduire au minimum les risques qui y sont associés :

  • Élaborez des politiques et des procédures d’enquête administrative qui sont bien articulées et veillez à ce que les employés soient au courant de ces règles et qu’ils les respectent;
  • Veillez à ce que toute personne chargée de mener une enquête administrative ait suivi une formation appropriée, et qu’elle possède les compétences et les qualités personnelles requises pour mener une enquête professionnelle; et
  • Veillez à ce que des procédures de surveillance et de vérification appropriées soient en place pour étudier les enquêtes administratives et tirer des leçons de chaque expérience afin de tenir à jour les politiques et les procédures.

Conclusion

Il est extrêmement important pour tous les organismes de s’assurer qu’ils ont mis en place les stratégies appropriées afin de réduire les risques pour leurs fonctions commerciales de base et leurs employés. L’une de ces stratégies consiste à veiller à ce que les enquêtes administratives soient menées de façon professionnelle et ciblée.